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根研究集会の開催に関するガイドライン
1. 趣旨：情報・アイディアの交換と相互交流の促進．根という共通の対象をめぐって，異分野からの参加者どうしが活発にかつ気軽に交流できるようご配慮下さい．
2. 主催者：各回ごとに現地で実行委員会を組織していただきます．
3. 経費・会計：実行委員会による独立会計です．研究学会からは事前に２万円の補助金をお送りします(事情によっては１万円の増額を検討します）．
これまでの例では，１人1,000円−2,000円程度の参加費（講演要旨代込み）と数千円の懇親会費で賄えています．見学会や泊り込みでの企画などをされる場合は，そのための経費も参加者から徴収していただいて結構ですが，参加受付の前に金額の告知をお願いします．
収入源として展示やデモの場を設ける場合，出展企業探しに協力が必要でしたら事務局からも関連分野の企業に打診しますのでご相談下さい．原則として本会への会計報告は不要ですが，参加費が極めて高い場合には説明をお願いすることがあります．
4.
時期・期間：原則として毎年２回開催し，通常は，春夏（４月−７月前半）の間に１回，秋冬（９月−１２月）の間にもう１回開催しています。実行委員会の都合を最優先しますが，前の回・後の回との間隔や研究学会賞の選考のスケジュールなどに配慮していただくこともあります．
これまでは，多くの場合土曜日１日で，回によっては土曜日から日曜日昼にかけての１泊２日のこともありました．実行委員会の判断で日数・曜日など変えていただいて結構ですが，皆さんの参加しやすい日程を配慮して下さい．
5.
参加資格：従来は会員以外の方の参加や発表も認めています．結果的に，会員増につながるので，なるべく会員以外の方も気軽に参加できるようにして下さい．
6. 一般講演と会場：一般講演は必ず設けて下さい．これまでの例では口頭発表・ポスター発表あわせて１５−３０題程度の申し込みがあります．口頭発表の会場は，なるべく分科会にはせずに１会場としてください．参加者数は少ないときで５０人程度，多いときだと１２０人ほどになります．
内容は研究成果の発表のほか，既報の研究をとりまとめた解説，進行中の研究の中間報告，問題提起，なども認めています．時間が許せば，質疑・討論の時間を多くとって，活発に議論できるようにして下さい．講演申し込みが多数の場合は実行委員会の判断で選抜していただいても結構ですが，その場合はあらかじめ募集の案内に明記しておいて下さい．
7.
特別講演・公開講演・標本展示・見学会など：一般講演のほか，実行委員会の裁量で企画を組んで頂いて結構です．他団体との共催企画なども可能です．会員や他団体からの提案があればお伝えしますし，会長・事務局から提案する場合もありますが，受け入れるかどうかは実行委員会の判断にお任せします．
8. 総会と授賞式：春夏の研究集会では，総会に30分−１時間ほど時間を頂きます．
秋冬の集会では，会務報告に15分程度と，根研究学会賞の授賞式・受賞講演をお願いします．授賞式・受賞講演の時間は授賞件数により異なりますが，およそ１時間半ほどです．賞状や受賞講演の座長などは研究学会事務局で手配します．
9.
懇親会：簡素なもので結構ですから，気軽に参加できる会にして下さい．上記の受賞者の参加費は原則として根研究学会で負担します．
10.
案内と締め切り：会誌「根の研究」で公告します．プログラム作成のため講演タイトルの締め切りは早めにし，講演要旨締め切りは遅く設定して下さい．
例えば１０月開催の場合，以下のようなスケジュールになります．
３月：できれば会誌で日程を案内
５月：詳しい案内を作成し６月発行の会誌に掲載
８月：発表申込（演題と著者名を登録）の締め切り
９月：会誌にプログラム掲載，講演要旨の締め切り
会誌のほか，事務局からインターネットで一足先に宣伝を始めます．
11.
講演要旨集：コピーなどの手作りの簡素なもので結構ですから，当日参加者に配布して下さい．後日会誌「根の研究」にも掲載しますので，終了後で結構ですから，講演要旨集の原稿を事務局にお渡し下さい．１題当りの紙面は１ページで白黒の図表の挿入も認めています．
12.
事後の報告：プログラムと講演要旨を会誌「根の研究」に掲載します．その際，実行委員会もしくは参加者のどなたかに，１ページ程度の簡単な報告記事も書いていただけると集会の様子が伝わって良いかと思います．会計などの報告は不要です．
13. その他：事務局の宣伝や展示即売で机１−２個分のスペースの設定をお願いする場合があります．
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